SISTEM ADMINISTRASI PROYEK

Ø  Pertemuan 1

Pertemuan pertama pada mata kuliah sistem administrasi proyek membahas tentang proyek kontruksi, karakteristik proyek kontruksi, pihak yang terlibat dalam proyek kontruksi, siklus proyek kontruksi, dan analisis manajemen proyek kontruksi. Berikut adalah uraikan penjelasan dari hal-hal tersebut.

1.      PENGERTIAN PROYEK

Proyek adalah gabungan dari berbagai sumber daya, yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Kegiatan atau tugas yang dilaksanakan pada proyek berupa pembangunan/perbaikan sarana fasilitas (gedung, jalan, jembatan, bendungan dan sebagainya) atau bisa juga berupa kegiatan penelitian, pengembangan.

2.       PENGERTIAN PROYEK KONTRUKSI

Proyek Konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya pembangunan sesuatu bangunan, mencakup pekerjaan pokok dalam bidang teknik sipil dan arsitektur, meskipun tidak jarang juga melibatkan disiplin lain seperti teknik industri, mesin, elektro, geoteknik, maupun lansekap. . Dari pengertian di atas, maka proyek merupakan kegiatan yang bersifat sementara (waktu terbatas), tidak berulang, tidak bersifat rutin, mempunyai waktu awal dan waktu akhir, sumber daya terbatas/tertentu dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

3.       KARAKTERISTIK PROYEK KONTRUKSI

Berikut karakteristik dalam proyek kontruksi , yaitu sebagai berikut :

A.    Terbatas Dengan Waktu, Mutu dan Biaya, Tentunya secara umum semua proyek juga dibatasi oleh biaya, mutu dan waktu dalam proses pelaksanaannya, dikarenakan proyek secara umum dibiayai dengan biaya yang terbatas (sesuai angaran) dan dengan waktu yang harus dicapai sesuai dengan scheduled plan serta dengan kualitas yang sesuai dengan kontrak kerja. Dalam proyek konstruksi parameter waktu dan biaya memang menjadi tolak ukur yang harus diupayakan dan ditargetkan di samping unsur kualitas dan keselamatan kerja, sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang direncanakan. Oleh karena itu pada dasarnya umur suatu proyek konstruksi bersifat sementara karena dibatasi oleh durasi yang telah direncanakan. 

B.     Pekerjaannya Tidak Berulang-Ulang,  Pada industri manufaktur proses pekerjaannya dilakukan secara berulang-ulang (Cycle), berbeda dengan proyek industri konstruksi dimana item pekerjaannya tidak dilakukan secara berulang dimana prosesnya bersifat berkelanjutan dan sistematis (jika item pekerjaan X selesai maka berlanjut ke item pekerjaan Y). 

C.     Item Pekerjaan Dilakukan Secara Sistematis atau tidak bersifat rutin, Dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi setiap item pekerjaan dilakukan secara sistematis dan berurutan sesuai dengan metode pelaksanaannya, jadi setiap elemen suatu struktur bangunan konstruksi umumnya dikerjakan berdasarkan susunan yang sistematis misalnya mulai dari sub-structures,  upper structures, dan pekerjaan finishing dan tidak berulang setelah item pekerjaan tersebut selesai dikerjakan.

D.    Perhitungan Biaya Dilakukan Sebelum Pelaksanan, Pada umumnya perhitungan biaya dilakukan  pada tahap awal pengadaan (procerument) kemudian jika telah disepakati maka dilaksanakan pada tahap konstruksi, berbeda dengan industri manufaktur dimana perhitungan biayanya dilakukan setelah produk selesai dikerjakan yang berupa harga pokok produksi (HPP). Oleh karena itu khusus untuk proyek konstruksi sering ditemukan kesalahan perhitungan maupun akibat faktor lain yang menyebabkan pembengkakan biaya setelah proyek selesai dikerjakan dikarenakan perhitungan biaya secara dini dan dengan waktu yang terbatas serta akibat faktor-faktor lain selama konstruksi yang mempengaruhi biaya total proyek.

E.     Volume Pekerjaan yang Terukur, Pada proyek konstruksi pada umumnya setiap item pekerjaannya memiliki volume yang dapat diukur sehingga memudahkan dalam proses penganggaran dan pelaksanaannya di lapangan. Setiap item pekerjaan konstruksi pastinya memiliki nilai volume yang harus dan wajib ditentukan sebelum proyek dilaksanakan. baik berupa besar volume, luas, panjang, unit, dsb.

F.      Berpotensi  Besar Terhadap Risiko Kecelakaan Kerja, Industri konstruksi memang berpotensi menimbulkan terjadinya accident/kecelakaan kerja pada pekerjanya di lapangan mengingat kondisi pekerjaan dilakukan di ruangan terbuka, bekerja di ketinggian, bekerja dengan peralatan kerja yang sedang berkatifitas, berada pada kondisi alam terbuka dsb, dibandingkan dengan industri manufaktur yang umumnya bekerja di ruangan  tertutup dan memiliki risiko kecelakaan yang relatif lebih rendah dibandingkan dengan industri konstruksi di lapangan.

4.      JENIS JENIS PROYEK KONSTRUKSI

ü  Proyek Konstruksi Bangunan Perumahan/Pemukiman (Residential Construction)
Proyek jenis ini mencangkup proyek pembangunan tempat tinggal seperti rumah, perumahan, villa, ataupun apartemen. Kegiatan pembangunan jenis ini dapat dilakukan melalui du acara yaitu secara pribadi maupun secara masal. Namun biasanya khusus untuk proyek perumahan dilakukan secara masala tau serempak dengan penyediaan sarana penunjang. Dalam pengerjaan proyek bangunan perumahan diperlukan perencanaan yang matang karena menyangkut fasilitas dan jaringan infrastruktur, seperti jalan, air bersih, listrik, dan sarana-sarana lainnya.

Perumahan

ü  Proyek Konstruksi Bangunan Gedung (Building Construction)
Konstruksi bangunan gedung ini merupakan tipe pekerjaan atau proyek yang banyak dilakukan, karena tipe proyek seperti ini menekan pada pertimbangan konstruksi, pertimbangan pada teknologi yang praktis, dan pertimbangan pada peraturan bangunan setempat.

Pusat Perbelanjaan (Mall)

ü  Proyek Konstruksi Teknik Sipil (Heavy Engineering Construction)
Pada proyek konstruksi teknik sipil, pemilik proyek (owner) biasanya pemerintah, baik pemerintah pusat (tingkat nasional) atau pemerintah daerah (kabupaten/kota). Pada pengerjaan proyek ini elemen desain, keuangan, dan pertimbangan hukum tetap menjadi pertimbangan penting walaupun proyek ini  lebih bersifat tidak mengambil keuntungan yang banyak (nonprofit) dan mengutamakan pelayanan masyarakat (public service).Proyek ini merupakan proses penambahan infrastruktur pada lingkungan terbangun (built environment). Beberapa jenis pekerjaan proyek konstruksi teknik sipil antara lain yaitu proyek pembangkit listrik, proyek jalan raya, proyek jalan kereta api, proyek bendungan, dan proyek pertambangan.

Bandar Udara

ü  Proyek Konstruksi Bangunan Industri (Industrial Construction)
Proyek Konstruksi Bangunan Industri membutuhkan keahlian khusus di bidang perencanaannya, terutama menyangkut desain dan konstruksinya. Proyek ini merupakan bagian yang relative kecil dari industri konstruksi, tetapi merupakan komponen yang penting dalam pengembangan bangunan industri. Pemilik proyek (owner) ini biasanya suatu perusahaan atau industri yang besar, seperti perusahaan minyak, perusahaan farmasi, dan perusahaan kimia.

Perusahaan Minyak

5.       PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PROYEK KONTRUKSI

Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam proyek kontruksi yaitu ;

1.      Investor (owner)

merupakan orang/perusahaan yang akan menanamkan modal pertama kali pada proyek. Owner disini merupakan pihak yang memiliki ide untuk membangun suatu proyek. Owner akan melakukan tinjauan mengenai ide membuat suatu proyek untuk mengetahui seberapa lama investasi yang mereka tanamkan mencapai BEP (Break Event Point) dan akan dibandingkan dengan produk investasi lainnya yang lebih menjanjikan baik berupa produk perbankan, obligasi (saham/reksadana) atau produk investasi lainnya.

2.      Lenders

merupakan orang/badan/perusahaan yang bekerja sama dengan peminjamnya, menyuntikan modalnya dengan bunga yang disepakati. Lenders biasanya adalah bank. Saat pengajuan pinjaman, lenders akan melihat cash flow pengembalian pinjaman yang diajukan.

3.      Asuransi

merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjaminan, dalam konteks ini merupakan pihak yang menjamin berlangsungnya proyek selama proses pelaksanaan pembangunan. Pihak asuransi akan melakukan ganti rugi bila terjadi kendala pada proyek sesuai dengan perjanjian yang disepakati. Sebagai gantinya, orang/badan yang mengajukan asuransi harus membayar premi yang dibebankan.

4.      Kontraktor

merupakan pihak yang akan melaksanakan atau membangun suatu proyek yang telah disetujui oleh pemilik modal (owner). Kontraktor dituntut untuk melaksanakan proyek sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh owner.

5.      Konsultan

merupakan pihak yang dipekerjakan oleh owner sebagai perwakilan owner saat pelaksanaan proyek berlangsung, baik sebagai perencana maupun pengawas selama pelaksanaan proyek.

6.      Konsultan FS

merupakan pihak yang dipekerjakan oleh owner untuk membuat studi kelayakan mengenai suatu rencana proyek konstruksi. Fungsi dari studi kelayakan yang dibuat adalah untuk mengetahui apakah suatu rencana proyek tersebut layak untuk dikerjakan atau tidak (go or not go).

7.      Kompetitor

merupakan pihak yang memiliki suatu kepentingan yang sama dan pangsa pasar yang hampir serupa dari produk yang akan dihasilkan dari pelaksanaan proyek. Kompetitor perlu dipetakan untuk mengetahui tingkat persaingan dari produk yang akan dihasilkan. Kompetitor yang akan dianalisa adalah resort yang memiliki fasilitas hampir serupa atau pangsa pasar yang sama di lokasi yang berdekatan dengan proyek yang akan dibangun.

8.      Regulator

merupakan pihak yang membuat peraturan berkaitan dengan pembangunan proyek ini, apakah sesuai dengan perencanaan tata ruang wilayah dan telah memenuhi studi kelayakan serta AMDAL.

6.      SUMBER DAYA DI DALAM PROYEK KONSTRUKSI ( 6M+IST ) :

v  Man (Sumber daya manusia)

v  Material (Bahan)

v  Machine (Peralatan)

v  Money (Uang)

v  Method (Metode kerja)

v  Market (Pasar)

v  Information (Informasi)

v  Scope (Lingkup kerja)

v  Time (Waktu)

7.      SIKLUS PROYEK KONTRUKSI / TAHAPAN

Terdapat 6 Tahap Pada Proyek Konstruksi

v  Tahap Perencanaan / Planning

v  Tahap Perekayasaan / Design

v  Tahap Pengadaan / Procurement

v  Tahap Pelaksanaan / Construction

v  Tahap Tes Operasional / Commisioning

v  Tahap Pemanfaatan dan Perawatan /Operational and Maintenance

Kita akan membahas satu per satu tahap pada proyek konstruksi sebagai berikut :

1. Perencanaan

Pada tahap ini meliputi gagasan dasar yang berawal dari adanya suatu "KEBUTUHAN" yang kemudian ditindak lanjuti dengan pembuatan studi kelayakan yang mencakup aspek-aspek teknis, ekonomis, lingkungan, dan lain-lain.

Pada tahap ini menghasilkan :

gagasan dan ide untuk memenuhi "KEBUTUHAN / NEEDS"

hasil studi kelayakan dan laporan hasil AMDAL

Tahap ini juga dapat dinamakan sebagai "Tahapan Konseptual"

Pihak-pihak yang telibat dalam tahap ini adalah : Pemilik proyek (owner) dan dapat dibantu oleh Konsultan Perencana dan atau Konsultas Manajemen Konstruksi

2. Perekayasaan

Terdiri dari :

Tahap Pra Rancangan, menghasilkan : kriteria desain, skematik desain, estimasi anggaran secara global

Tahap Pengembangan Rancangan, menghasilkan : perhitungan-perhitungan detail (perhitungan desain, gambar-gambar detail, outline spesifikasi, estimasi anggaran secara terperinci)

Desain Akhir dan Penyiapan Dokumen Pelaksanaan, menghasilkan : Gambar koordiasi, gambar-gambar detail, spesifikasi, daftar volume, estimasi biaya konstruksi, syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum.

Pada tahap perekayasaan ini pihak-pihak yang mungkin terlibat adalah : Konsultasn Perencana, Konsultan Manajemen Konstruksi, Konsultan Rekayasa Nilai ( Value Engineering) dan atau Konsultan Quantity Surveyor (QS)

3. Pengadaan

Tahapan ini meliputi 2 kegiatan, yaitu :

Pengadaan jasa konstruksi (project procurement)

Pengadaan peralatan dan material. Untuk pengadaan peralatan dan material, bisa dilakukan oleh pemilik proyek (owner) atau pihak kontraktor.

Selain pihak pemilik proyek (owner) dan kontraktor, pihak konsultas perencana, manajemen konstruksi, dan atau QS juga bisa terlibat dalam tahap ini.

4. Pelaksanaan

Tahapan ini dapat berlangsung setelah ditandatanganinya kontrak oleh Pemilik Proyek (owner) dan pihak kontraktor. Serta telah dikeluarkannya Surat Perintah Kerja (SPK).

Tahap Pelaksanaan ini meliputi :

Perencanaan kegiatan di lapangan

Pengorganisasian dan koordinasi sumber daya

Pengendalian proyak yang bertujuan untuk menghasilkan pekerjaan tepat waktu dan biaya, serta memenuhi mutu yang disyaratkan.

Pihak-pihak yang mungkin terlibat adalah : Konsultas Pengawas (MK), Konsultan Quantity Surveyor (QS), Kontraktor, Supplier, Sub Kontraktor serta instansi terkait

5. Tes Operasional

Merupakan pengujian terhadap fungsi masing-masing bagian sehingga bangunan dapat dioperasikan.

Pihak-pihak yag mungkin terlibat adalah : Pemilik proyek (owner), Konsultan Perencana, Konsultas Pengawas (MK), Konsultan Quantity Surveyor (QS), Kontraktor, Supplier, Sub Kontraktor serta instansi terkait.

6. Pemanfaatan dan Perawatan

Biaya operasional dan pemeliharaan sangat dipengaruhi oleh tahapan sebelumnya, mulai dari tahap perencanaan sampai test operasional.

Pihak-pihak yag mungkin terlibat adalah : Konsultas Pengawas (MK, pemakai (End User) yang dapat diwakili oleh building manajer dan sebagian kontraktor spesialis.

8.      ANALISIS MANAJEMEN PROYEK KONTRUKSI

Manajemen konstruksi adalah bagaimana sumber daya yang terlibat dalam proyek dapat diaplikasikan secara tepat. Sumber daya dalam proyek konstruksi dikelompokKan dalam 6MIST (manpower, material, mechines, money , method And market. Information, scape, and time )

Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuanorganisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yangdiperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.

Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan bahwa manajemen berutama mengelola sumber daya manusia,bukan material atau finansial. We are managing human resources. Selain manajemenmencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian(perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi,pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan(motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Seperti yang dikemukakan oleh Stoner sebagai berikut :

v  Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses bukan seni.

v  Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan dan keterampilan pribadi. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.

v  Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikankeahlian atau keterampilan khusus mereka. Harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentuyang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

v  Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen, yaitu perencanaan,pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

Tujuan Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimal sesuai dengan persyaratan (spesification) untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan Dalam rangka pencapaian hasil ini selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu( Quality Control )

Penerapan konsep manajemen konstruksi yang baik adalah mulai tahap perencanaan, namun dapat juga pada tahap – tahap lain sesuai dengan tujuan dan kondisi proyek tersebut sehingga konsep MK dapat diterapkan pada tahap – tahap proyek sebagai berikut :

v  Manajemen Konstruksi dilaksanakan pada seluruh tahapan proyek. Pengelolaan proyek dengan sistem MK, disini mencakup pengelolaan teknis operasional proyek, dalam bentuk masukan – masukan dan atau keputusan yang berkaitan dengan teknis operasional proyek konstruksi, yang mencakup seluruh tahapan proyek, mulai dari persiapan, perencanaan, perancangan, pelaksanaan dan penyerahan proyek.

v  Tim Manajemen Konstruksi sudah berperan sejak awal disain, pelelangan dan pelaksanaan proyek selesai, setelah suatu proyek dinyatakan layak (‘feasible “) mulai dari tahap disain.

v  Tim Manajemen Konstruksi akan memberikan masukan dan atau keputusan dalam penyempurnaan disain sampai proyek selesai, apabila manajemen konstruksi dilaksanakan setelah tahap disain

v  Manajemen Konstruksi berfungsi sebagai koordinator pengelolaan pelaksanaan dan melaksanakan fungsi pengendalian atau pengawasan, apabila manajemen konstruksi dilaksanakan mulai tahap pelaksanaan dengan menekankan pemisahan kontrak – kontrak pelaksanaan untuk kontraktor.

SEKIAN PEMBAHASANNYA

TERIMAKASIH