RANGKUMAN MATERI

RANGKUMAN MATERI

Informasi atau pengumuman tender bisa dilihat atau dicari melalui

1.        media masa : koran harian umum media Indonesia, Rubrik: "Info Lelang"

2.        internet : situs milik pemerintah atau BUMN PADA Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Nasional di www.pengadaannasional-bappenas.go.id

3.        pengumuman langsung di instansi pemerintah

4.        melalui undangan atau telepon untuk metode pelelangan tertentu.

Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :

1.    Memudahkan Souring, proses pengadaan, dan pembayaran

2.    Komunikasi Online antara buyers dengan vendors

3.    mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan

4.    Menghemat biaya dan mempercepat proses

Tahap Pendaftaran & Pengambilan Dokumen Tender

1.    Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.

2.    Jangan membuang waktu tender yang tidak sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.

3.    Tenggat waktu pendaftaran yang tidak mepet.

4.    Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender

5.    Alamat Pendaftaran Tender yang harus diingat agar tidak salah alamat.

Panitia biasanya memberikan syarat-syarat pendaftaran, persyaratan tersebut biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang, diantaranya :

1.    Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pemimpin perusahan.

2.    Surat kuasa jika diwakilakn

3.    Akta pendirian perusahan dan perubahannya

4.    Surat Izin Usaha

5.    Kartu Tnada Penduduk (KTP) yang masih berlaku.

6.    Dan Persyaratan-persyaratan lainnya yang ditentukan oleh panitia tender.

Dokumen tender yang diterima pada saat oendaftaran, adalah dokumen yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Didalamnya menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para kontraktor atau konsultan, di antaranya :

1.    Metode Pengadaan

2.    Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua tahap.

3.    Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.

4.    Acara Pembukaan dokumen tender

5.    Metode evaluasi

6.    Hal-hal yang menggugurkan penawaran

7.    Jenis kontrak yang digunakan

8.    Ketentuan harga atas oenggunaan produk dalam ngeri.

9.    Ketentuan dan cara subkontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk koperasi kecil.

10. Besaran, masa berlaku, dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran.

Dokumen tender tersebut dapat diperoleh secara cuma-cuma atau dengan membayar sesuai dengan harga yangtelah ditentukan oleh panitia atau dengan men-download di sebuah situs sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di media masa. selain itu, untuk pelelangan tertentu pengambilan dokumen tender bisa dilakukan melalui surat undangan dari panitia pengadaan barang dan jasa.

Dokumen tender yang telh dimiliki akan dijelaskan oleh panitian pada saat penjelasan dokumen tender ( Aanwijziing). penjelasan tender dilakukan di tempat dan pada waktu yang telah ditentukan dan wajib di hadiri oleh para peserta tender yang terdaftar dalam Daftar Peserta Lelang.

Kehadiran Kontraktor atau konsultan peserta tender pada penjelasan lelang bertujuan untuk menciptakan persamaan persepsi dan menghindari kekeliruan dalam pengajuan penawaran. Jika pada saat penjelasan tender kontraktor atau konsultan tidak hadir, maka perusahan tersebut akan dianggap gagal dalam tender tersebut.

Persyaratan Mengikuti Tender Proyek Konstruksi- Dalam KEPRES persyaratan bagi pihak-pihak yang mengikuti tender telah ditentukan. diantranya persyratan bagi pengguna, persyaratan bagi panitia, dan persyaratan bagi kontraktor dan konsultan.

Persyaratan Bagi Pengguna Proyek

1.    Memiliki Integritas Moral

2.    Memiliki disiplin tinggi

3.    Memiliki tanggungjawab dan kualifikasi teknis serta manejerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.

4.    memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah

5.    Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas, dan keteladanan dalam sikap dan perilaku, serta tidak pernah terlibat dalam KKN.

Persyaratan Bagi Panitia Tender

1.    Memiliki Integritas moral,disiplin, dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas

2.    Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan

3.    Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia tender yang bersangkutan

4.    Memahami isi dokumen pengadaan atau metode dan prosedur pengadaan berdasarkan KEPRES

5.    Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia tender.

6.    Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah

Persyaratan bagi kontraktor dan konsultan

Pengadaan barang

1.       Kontraktor harus memiliki SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan ) yang masih berlaku pada bidang usaha yang ditetapkan.

2.       Surat dan formulir ditandangani oleh orang yang secara hukum mempunyai kapasitas memandatangani kontrak pengadaan.

3.       Jika kontraktor melakukan kemitraan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan dan pemimpin kemitraan, dalam hal ini peserta prakualifikasi akan melakukan kemitraan.

4.       Adanya pengalaman dalam penyediaan barang, baik lingkungan pemerintah atau swasta serta pengalaman subkontraktor selama empat tahun terakhir, kecuali kontraktor yang baru berdiri kurang dari tiga tahun.

5.       Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak dalam penghentian usaha, atau tidak sedang menjalani sanksi pidanan

6.       Kenerja yang baik dan tidak terdaftar dalam daftar hitam di suatu instansi

7.       memiliki kemampuan pada bidang pemasokan yang sesuai dengan paket pemasok, baik untuk usaha kecil ( Koperasi) atau non-usaha kecil dan memiliki kemampuan dasar (KD) pada subbidang yang sesuai, sekurang-kurangnya sama dengan nilai tender

8.       Pengadaan barang harus sesuai dengan baas nilai pemasokan yang dapat dilaksanakan.

9.       Adanya kepemilikan surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah atau swasta untuk mengikuti pemilihan Penyediaan barang sekurang-kurangnya 5% dari nilai kontrak ataunilai pemasokan, kecuali untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil.

10.   Membuat pernyataan tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimiliki sejujur-jujurnya.

11.   Memiliki alamat tetap dan jelas, serta dapat dijangkau.

Pengadaan Jasa Konsultansi

1.       adanya surat izin usaha bidang jasa konsultansi kontraksi atau nonkotraksi yang masih berlaku dan dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang

2.       Adanya sertifikat keahlian kerja yang masoh berlaku dan dikeluarkan oleh lembaga atau badan yang berwenang untuk perorangan yang mengikuti tender

3.       Jika konsultan akan melakukan kemitraan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan yang memuat persentase kemitran dan pemimpin kemitraan dalam hal pengadaan jasa konsultansi ini meripakan konsiltan dari Badan usaha dan peserta prakualifikasi yang akan melakukan kemitraan.

4.       Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam penghentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana

5.       Surat dan formulir ditandatangi oleh orang yang secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan jasa konsutasi.

6.       Melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT.PPh). apabila konsultan ini adalah badan usaha maka harus memiliki laporan bulanan PPh pasal 25 atau pasal 21 atau pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya tiga tahun terakhir, kecuali untuk badan usaha yang belum memiliki kewajiban untuk

7.       adanya pengalaman dalam penyadiaan barang baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, serta pengalaman subkontrak selama empat tahun terakhir, kecuali konsultan yang baru berdiri kurang dari dua tahun.

8.       Kinerja yang baik dan tidak terdaftar dalam daftar hitam di suatu instansi

9.       Memiliki kemampuan pada subbidang pekerjaan yang sesuai tender

10.    konsultan memiliki kemampuan dasar ( KD ) oada subbidang yang sesuai sekurang- kurangnya sama dengan nilain tender

11.   Konsultan memiliki tanaga ahli, peralatan khusus, fasilitas dan pengalaman tertentu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan dan bisa memenuhi persyaratan kualifikasi.

12.   Memiliki NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak ) dan buku penyelsaian pajak, ijazah perguruan tinggi yang diakui oleh instansi pemerintah, dan mempunyai pengalaman di bidangnya untuk para tenaga ahli yang dipekerjakan oleh konsultan

13.   Membuat pernyataan yang sejujur-jujurnya dan tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang diilikinya.

14.   Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau.

Pengadaan jasa pemborong

1.       Memiliki surat izin usaha yang masih berlaku pada bisang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang. pemborong yang berbadan usaha harus memiliki Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi ( SIUJK) dan surat izin lainnya sesuai dengan yang sisyaratkan.

2.       Surat dan formulir ditandatangani oleh yang mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan secara hukum.

3.       Jika konsultan akan melakukan kemitraan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan yang memuat persentase kemitraan dan pemimpin kemitraan dalam hal pengadaan jasa konsultansi ini meripakan konsultan dari Badan Usaha dan Peserta prakualifikasi yang akan melakukan kemitraan.

4.       Melunasi kewajiban pajak berlaku.

5.       Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam penghentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana

6.       Pemborong memiliki kemapuan dasar (KD) pada subbidang yang sesuai, sekurang-kurangnya sama dengan niai tender.

7.       pemborong memiliki kenierja yang baik dan tidak terdaftar dalam daftar hitam suatu instansi.

8.       Adanya pengalaman empat tahun terakhir dalam pengadaan barang dan jasa dipemerintah atau swasta, termasuk pengalaman subkontrak, kecuali pemborong yang baru berdiri sekitar tiga tahunan.

9.       Memiliki peralatan khusus, tenaga ahli, dan pengalaman tertentu.

10.   Menyediakan fasilitas dan peralatan serta [ersonel yang diperlukan dan sesuai dengan yang diisyaratkan dalam dokumen kualifikasi

11.   Memiliki surat dukungan keuangan dan bank pemerintah atau swasta sesuai dengan persyaratan dokumen kualifikasi.

12.   Melampirkan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.

13.   Membuat pernyataan sejujur-jujurnya tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimiliki.

14.   Memiliki sisa kemampuan keuangan ( SKK) yang cukup dan sisa Kemampuan Paket ( SKP ) sesuai dengan persyaratan dalam dokumen prakualifikasi.

15.   Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau.

Pengadaan jasa lainnya:

1.       Memiliki surat izin usaha yang masih berlaku pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah

2.       Kemapuan dasar ( KD) pada bidang subbidang yang sesuai.

3.       Melunasi semua kewajiban pajak yang berlaku.

4.       Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam pemberhentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana.

5.       adanya surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan.

6.       Surat dan formulir ditandatangani oleh orang yang mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan secara hukum.

7.       Pengalaman menyediakan jasa di lingkungan pemerintah atau swasta maupun subkontrak selama empat tahun terakhir, atau tidak sama sekali bagi peserta yang baru berdiri kurang dari tiga tahun.

8.       Memiliki peralatan khusus, tenaga ahli, dan pengalaman tertentu.

9.       Menyediakan fasilitas dan peralatan serta personel yang diperlukan dan sesuai dengan yang diisyaratkan dalam dokumen kualifikasi.

10.   Memiliki surat dukungan keuangan dari bank pemerintah atau swasta untuk mengikuti tender sekurang-kurangnya 5% dari nilai tender, kcuali usaha kecil termasuk koperasi kecil.

11.   Membuat pernyataan yang sejujur-jujurnya dan tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang diilikinya.

Manajemen Proyek

1.      Pengertian

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil  penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain

Proses Manajemen:

a.       Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).

b.      Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.

c.       Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan

Project Manager

Project Manager dalam struktur organisasi kontraktor memegang posisi sebagai pemimpin dalam pelaksanaan proyek. Tugasnya adalah:

menguasai seluruh isi dokumen kontrak,

menjamin tersedianya seluruh sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,

memantau serta mengevaluasi pelaksanaan proyek,

melakukan negosiasi dengan sub kontraktor/suplier,

menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan untuk perencanaan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan,

memberi  pengarahan dalam tahap pembuatan RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek),

memberi pengarahan pelaksanaan proyek.

2.      Kegiatan yang Dilakukan dalam Manajemen Proyek

a.       Identifikasi Objek yang Akan Dikelola

Identifikasi ini semua bermaksud memberi keterangan dan gambaran mengenai kegiatan apa, dengan sifat-sifat dan perilaku yang bagaimana, yang hendak dikelola.

b.      Konsep Pengelolaan yang Akan Dipakai.

Setelah memahami sifat dan perilaku kegiatan proyek, maka penyajian dilanjutkan dengan  membahas konsep pengelolaan yang dianggap sesuai dengan tuntutan dan sifat serta perilaku kegiatan yang dimaksud yang kemudian disebut manajemen proyek. Dalam hal ini penulis mengetengahkan 3 buah pemikiran di antara sejumlah pengamat dan pemikir masalah-masalah yang erat dengan perkembangan dan pertumbuhan konsep manajemen proyek. Pertama, pemikiran yang mencoba merumuskan definisi konsep manajemen proyek dengan menghubungkannya dengan manajemen umum (general management)/klasik/fungsional. Pemikiran kedua yang menghubungkan konsep manajemen  proyek dengan konsep sistem dan pendekatan kontinjensi. Adapun yang ketiga adalah perumusan konsep yang dibuat oleh “Project Management Institute” USA dalam rangka menyusun PM-BOK serta usaha ke arah standardisasi dan sertifikasi profesi manajemen proyek.

c.       Area Ilmu Manajemen Proyek (PM-BOK)

Dalam PM-BOK, PMI mengelompokkan area ilmu manajemen proyek menjadi 9 butir, yaitu pengelolaan integrasi, lingkup, waktu, biaya, mutu, sumber daya manusia, komunikasi, risiko dan pengadaan. PM-BOK dari PMI dan INTERNET.

d.      Metode, Teknik, dan Prosedur

e.      Aplikasi Konsep Manajemen Proyek pada Praktek Penyelenggaraan (Operasional) Proyek

3.      Tahap Siklus Proyek dan Deliverable yang Bersangkutan

a.       Tahap Konseptual

Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kela­yakan

Deliverable Akhir Tahap Konseptual

Deliverable akhir tahap konseptual adalah paket atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen dan organisasi. Dokumen tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.

b.      Tahap PP/ Defenisi

tahap PP/Definisi adalah sebagai berikut:

Ø  Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual, dalam arti lebih mendalam dan terinci, sehingga kesimpulannya cukup mantap untuk dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau proyek.

Ø  Menyiapkan perangkat, seperti data, krite­ria dan spesifikasi teknik, engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat RFP, dokumen dan kontrak.

Ø  Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategic yang berkaitan dengan garis penyelenggaraan proyek, seperti macam kontrak yang akan dipakai, bobot sasaran pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan.

Ø  Memilih peserta proyek yang terdiri dari tim proyek pemilik, kontraktor, konsultan, arsitek, dan lain-lain.

Ditinjau dari segi penyelenggaraan proyek secara keseluruhan dengan empat sasaran utama, yaitu lingkup, jadwal, biaya dan mutu, rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam tahap PP/Definisi ini (dalam hubungannya dengan persiapan memasuki tahap berikut­nya) adalah usaha untuk menetapkan dan menjelaskan kedudukan  keempat sasaran tersebut. Artinya, dalam tahap PP/Definisi ditetapkan letak batas dan kriterianya

Deliverable Akhir Tahap PP/Definisi

Deliverable tahap ini adalah sebagai berikut:

Dokumen berisi hasil analisis lanjutan kelayakan proyek.

Dokumen berisi rencana strategis dan operasional proyek.

Dokumen berisi definisi lingkup, anggaran biaya (ABP), jadwal induk dan garis besar kriteria mutu proyek.

RFP atau paket lelang.

Dokumen hasil evaluasi proposal dari para peserta lelang.

Kegiatan menyiapkan “deliverable” pada penyelenggaraan proyek E-MK dengan jenis kontrak lump sum dilakukan oleh pihak pemilik proyek. Namun demikian, kegiatan tersebut sering pula dilakukan dengan menggunakan bantuan konsultan.

c.       Tahap Implementasi

d.    Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek. Tetapi untuk proyek E-MK umumnnya terdiri dari kegiatan desain-engineering terinci fasilitas yang hendak dibangun, desain-engineering produk, pengadaan material dan peralatan, manufak­tur atau pabrikasi dan instalasi atau konstruk­si. Kegiatan desain-engineering terinci meru­pakan tindak lanjut jenis pekerjaan yang sama yang telah dirintis di tahap PP/Definisi. Tahap implementasi terdiri dari kegiatan sebagai berikut:

Ø  Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek.

Ø  Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.

Ø  Melakukan perencanaan dan pengenda­lian aspek biaya, jadwal dan mutu. Kegiatan lain yang tidak kalah pentingnya ialah memobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervise.

Deliverable Tahap Implementasi

Deliverable tahap ini adalah produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara “mekanis”. Dare segi “contractual” ini ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

d.      Tahap Terminasi

Deliverable Akhir Tahap Terminasi

Deliverable tahap ini berupa:

Instalasi atau produk yang siap pakai atau siap beroperasi. Ini ditandai dengan diterbitkannya sertifikat “operational acceptance” oleh pemilik proyek untuk pelaksana atau kontraktor.

Dokumen pernyataan penyelesaian masa­lah asuransi, klaim dan jaminan (warranty).

Tahap Operasi atau Utilisasi

Tahap operasi atau utilisasi atau aplikasi hasil proyek tidak termasuk dalam siklus pro­yek, tetapi sudah merupakan kegiatan operasi­onal. Kita mencantumkannya di sini hanya untuk memperjelas batas kegiatan yang ber­sangkutan; di mana kegiatan proyek berhenti dan organisasi operasi mulai bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan instalasi atau produk hasil proyek.

4.      Siklus Proyek untuk Pemilik

1.       Studi Kelayakan (Feasibility Study)

2.       Aspek Ekonomi

3.       Aspek Teknis dan Teknologi

4.       Aspek Pasar dan Pemasaran